microsoft office excel में आज हम MS excel के Advanced Handling in Excel Worksheet और उसमें कार्य के बारे मे जानेगे क्या होता है ? Excel वर्कशीट में एडवांस हैंडलिंग और उसमें कार्य हिन्दी में तो चलिए शुरु करते हैं-
Creating a Workbook (Workbook Create करना):-
microsoft office excel में नई workbook create करने के लिए Templates का प्रयोग करते हैं । Template एक रेडीमेड workbook होती है , जो प्रयोग के लिए सदैव काम में लाई जाती है । इसके लिए
1. File मेन्यू पर क्लिक करें ।
2. New विकल्प पर क्लिक करने पर New का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।
3. एक blank worksheet तैयार करने के लिए माउस द्वारा General टैब पर क्लिक करें ।
4. Work book आइकन पर डबल क्लिक करें या OK बटन पर क्लिक करें । इस तरह चुने गए template से वर्कबुक create हो जाती है , जिसमें हम एक जैसे कार्यों के लिए कई वर्कशीट रख सकते हैं ।
save this workbook as an excel template (Workbook को Template की तरह Save करना):-
microsoft office excel में अपनी वर्कबुक को यदि Template की तरह save करना चाहते हैं तो Save As type वाले बॉक्स में Template को हाईलाइट कर लें । विधि इस प्रकार है
1. File मेन्यू पर क्लिक करें ।
2. Save as विकल्प पर क्लिक करने पर Save As का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है ।
3. General टैब पर template को place करने के लिए Templates फोल्डर को सिलेक्ट करके रखें ।
4. नए फोल्डर को template में जोड़ने के लिए बटन पर क्लिक करे।
5. Save as type पर क्लिक करके Template विकल्प को चुनें ।
6. अब Templates में नया फोल्डर create करने पर एक नया टैब बनकर स्क्रीन पर आ जाता है ।
addition by if function (excel if फंक्शन द्वारा योग निकालना हिन्दी में):-
microsoft office excel में जब हम एक साथ रखे कुछ cells के contents का योग ( total ) ज्ञात करना चाहते हैं , तब Excel में sum फंक्शन का प्रयोग करते हैं । यदि हमें टूलबार में Auto sum बटन की पहचान है तो उसे दबाकर भी योग निकाल सकते हैं ।
1. एक साथ रखे वे सभी cells सिलेक्ट करें , जिनके contents का योग निकालना चाहते हैं।
2. स्टैंडर्ड टूलबार में Auto sum बटन दबाएँ । परिणामस्वरूप सिलेक्ट किए गए सभी cells के contents का योग स्क्रीन पर आ जाता है ।
Use of IF function (excel if फंक्शन का प्रयोग हिन्दी में ):-
microsoft office excel में excel if फंक्शन के साथ में कुछ लॉजिकल ऑपरेटर्स का प्रयोग किया जाता है । उन ऑपरेटर्स के अनुसार कंडीशन के सत्यापित होने पर हम एक प्रकार की कार्रवाई करते हैं और सत्यापित न होने की स्थिति में दूसरे प्रकार की कार्रवाई करते हैं ।
लॉजिकल ऑपरेटर्स , जो if function excel के साथ प्रयोग होते हैं , निम्नलिखित हैं
= Equal to ( बराबर )
<> Not equal to ( बराबर नहीं )
> Greater than ( से बड़ा )
< Less than ( से छोटा )
> = Greater than or equal to ( बड़ा या बराबर )
< = Less than or equal to ( छोटा या बराबर )
if( ) function excel हमें Function wizard में Logical category में मिलते हैं । मान लीजिए कि हम अपने कर्मचारियों को बोनस देना चाहते हैं , जिसके लिए निम्न शर्ते हैं
जो 4 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं , उन्हें वेतन का 5 % जो 9 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं , उन्हें वेतन का 10 % जो 19 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं , उन्हें वेतन का 15 % जो 20 वर्ष या इससे अधिक समय से काम कर रहे हैं , उन्हें वेतन का 20 %
इन शतों के आधार पर बोनस कैलकुलेट करने के लिए if function excel का प्रयोग करते हैं । विधि इस प्रकार है
1. if function excel के उस cell में पॉइंटर रखें , जिससे परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं ।
2. Insert मेन्यू पर क्लिक करें ।
3. if function excel विकल्प पर क्लिक करने पर Paste Function का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।
4. Function category मे Logical विकल्प पर क्लिक करे।
5. Function Name में if function excel पर क्लिक करें ।
6. OK बटन पर क्लिक करने पर एक अन्य डायलॉग बॉक्स आ जाता है।
7. इस बॉक्स में Logical test वाले बॉक्स में उस कंडीशन पर टाइप करें जिसे चेक करना चाहते हैं । उदाहरण के लिए , यदि Length of service C3 में है तो इस if function excel में कंडीशन देने के लिए C3 > = 20 टाइप करें ।
8. Value if true वाले बॉक्स में वह क्रिया करें , जो कंडीशन सत्य मिलने पर करना चाहते हैं । उदाहरण के लिए , सेल एड्रेस C3 का मान 21 से अधिक मिलने पर salary का 20 % बोनस देना चाहते हैं , अतः ( D3 * 20 ) / 100 टाइप करें ।
9. Value if false विकल्प में वह कार्रवाई करें , जो कंडीशन के असत्य होने पर करना चाहते हैं ।
इसी प्रकार प्रत्येक बार हरेक कंडीशन चेक कर सकते हैं और जब डेटा कंडीशन से match करता है तो उसके आधार पर मिलनेवाले परिणाम देख सकते हैं ।
10. OK बटन पर क्लिक करके कार्य को समाप्त करें ।
ध्यान दें ! यदि किसी सेल में फंक्शन रखने के बाद हम उसे drag करके दूसरे cell पर ले जाते हैं तो उस cell में भी वही फंक्शन उपस्थित हो जाता है ।
Page Setup से पेज सेट करना (Setting up a page with Page Setup):-
microsoft office excel में पेज सेटअप विकल्प द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज को किसी भी आकार में सेट कर सकते हैं । अपने डॉक्यूमेंट के पेज को सेट करने के लिए आप निम्न स्टेप लेते हैं
1. File मेन्यू पर क्लिक करें ।
2. Page Setup विकल्प चुनने पर निम्न डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है ।
3. Portrait व Landscape विकल्प में से किसी एक को चुनें।
4. Scaling विकल्प में Adjust to पर क्लिक करके अपनी वर्कशीट का साइज कागज के अनुसार घटाने के लिए % का मान बदलें , या Fit to विकल्प पर क्लिक करके उन पेजों की संख्या टाइप करें जिन पर वर्कशीट प्रिंट करना चाहते हैं ।
5. Tab दबाकर Paper Size के विकल्प पर आएँ , यदि उसे बदलने की आवश्यकता है तो अपने पेपर का साइज टाइप कर दें।
6. जिस क्वालिटी का प्रिंट लेना चाहते हैं , उसकी सेटिंग प्रिंट का resolution बदलकर की जाती है । अपने प्रिंटर के अनुसार यह resolution सेट करें ।
7. First Page Number विकल्प का प्रयोग करके अपनी वर्कशीट के प्रिंट होनेवाले पेज का आरंभिक नंबर बदल सकते हैं । सामान्यतः यह नंबर 1 होता है ।
8. OK बटन पर क्लिक करने पर चुने गए विकल्पों के अनुसार पेज सेट हो जाता है ।
ग्राफ तैयार करना (drawing graphs):-
microsoft office excel में हम अपने डेटा वर्कशीट में रखने के बाद जब भी चाहें , उन्हें या उनके परिणामों को ग्राफ के रूप में तुलनात्मक विश्लेषण के लिए प्रदर्शित कर सकते हैं । ग्राफ प्रदर्शित करने की विधि इस प्रकार है -
1. वह डेटा सिलेक्ट करें जिसे चार्ट द्वारा प्रदर्शित करना चाहते हैं। 2. Insert मेन्यू पर क्लिक करें ।
3. Chart विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर Chart Wizard Step 1 of 4 - Chart Type का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।
4. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में किसी एक Chart type को चुनें ।5. Next बटन को क्लिक करने पर दूसरा डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है ।
6. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Rows व Columns में से किसी एक विकल्प को चुनें और Data range विकल्प में Range टाइप करें ।
7. Next बटन पर क्लिक करने पर पुनः एक अन्य बॉक्स स्क्रीन आ जाता है ।
8. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में डेटा को ग्राफ में किस अक्ष में दिखाना TE ATT s fots Chart title , Category ( X ) axis a Value ( Y ) axis विकल्प में आवश्यकतानुसार कोई भी फॉरमैट टाइप करें ।
9. Next बटन पर क्लिक करने पर एक और डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।
10. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में As new sheet व As object in में से किसी एक विकल्प को चुनें ।
11. Finish पर क्लिक करके परिणामस्वरूप तैयार किया गया ग्राफ स्क्रीन पर आ जाता है ।
Print area की सेटिंग (excel print area):-
microsoft office excel में यदि आप अपने Print area से संतुष्ट नहीं हैं तो उसे बदल भी सकते हैं । इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. File मेन्यू पर क्लिक करके Page Setup विकल्प पर क्लिक करने पर Page Setup का डायलॉग बॉक्स सामने आ जाता है ।
2. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Sheet विकल्प पर क्लिक करने पर Sheet का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है ।
3. Print area में वर्कशीट का वह भाग निर्धारित करें , जिसे प्रिंट के लिए भेजना चाहते हैं । मान लीजिए कि A1 से G10 तक की रेंज प्रिंट करना चाहते हैं तो A1 - G10 टाइप करें ।
4. OK पर क्लिक करने पर चुनी गई रेंज Print area में सेट हो जाती प्रिंट हैं ।
प्रिंट का Preview (Print Preview):-
microsoft office excel में वर्कशीट को कागज पर प्रिंट करने से पहले यदि स्क्रीन पर ही उसका Print Preview देख लें तो गलत प्रिंट निकलने की समस्या से बचा जा सकता है । Preview देखने की विधि है
1. File मेन्यू पर क्लिक करें ।
2. Print Preview विकल्प चुनने पर स्क्रीन इस प्रकार दिखाई देता है ।
3. पेज के किसी स्थान को निकट से देखने के लिए Zoom बटन पर क्लिक करें ।
4. यदि preview ठीक लगता है और ऐसा ही प्रिंट कागज पर लेना चाहते हैं तो Print बटन पर क्लिक करें । यदि प्रिंट में कोई गलती नजर आ रही है तो Close बटन दबाकर पुनः वर्कशीट पर आ जाएँ और वांछित परिवर्तन करें ।
प्रिंटिंग आरंभ करना (Start printing):-
microsoft office excel में यदि सभी तरह की सेटिंग कर चुके हैं और अब प्रिंटिंग आरंभ करना चाहते हैं तो प्रिंटर द्वारा निम्न कमांड दें
1. File मेन्यू को Pull down करें ।
2. Print विकल्प को चुनें ।
3. Tab की सहायता से Print What विकल्प में जाकर सिलेक्ट sheet ( s ) के बॉक्स के बुलेट को क्लिक करके ऑन करें ।
4. Page Range में यदि सभी पेजों का प्रिंट निकालना चाहते हैं तो AII all पर या किसी विशेष पेज को प्रिंट करना चाहते हैं तो Page ( s ) विकल्प के सामने From और To में उन पेजों के नंबर टाइप करें ।
5. Copies विकल्प में वह संख्या टाइप करें जितनी कॉपी प्रिंट करना चाहते हैं ।
6. Properties विकल्प पर क्लिक करने पर एक अन्य डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Paper Size सेट कर सकते हैं और उसे Portrait , Landscape आदि में बदल सकते हैं ।
7. Graphics विकल्प पर क्लिक करने पर Graphics का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है । उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Resolution , Ditherin Intensity व Graphics mode को सेट कर सकते है ।
8. OK बटन पर क्लिक करें ।
9. यदि यह देखना चाहते हैं कि प्रिंट होने पर वर्कशीट कागज पर कैसी दिखेगी तो Preview बटन पर क्लिक करें ।
10. Print बटन पर क्लिक करके वर्कशीट की प्रिंटिंग आरंभ कर सकते है ।
11. OK बटन पर क्लिक करने पर प्रिंटर पर कागज प्रिंट होने लगता है ।
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