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Spreadsheet formatting and work in it : स्प्रेडशीट फॉरमैटिंग और उसमें कार्य

 स्प्रेडशीट फॉरमैटिंग और उसमें कार्य :-

आज हम MS excel के स्प्रेडशीट फॉरमैटिंग और उसमें कार्य के बारे मे जानेगे क्या होता है? स्प्रेडशीट फॉरमैटिंग और उसमें कार्य हिन्दी में  तो चलिए शुरु करते हैं - Excel में कार्य करने से पहले उसे अपने डेटा के अनुसार फॉरमैट करना पड़ता है। फॉरमैट करने के लिए यह जानना आवश्यक है कि हम किस - किस तरह के डेटा रखते हैं । सामान्यतः Excel में number , text या फॉर्मूले के रूप में कोई entry दे सकते हैं।
Spreadsheet formatting


Number (नम्बर):-

0 से 9 के आधार पर बनने वाली सभी संख्याएँ , दशमलव , # , % , + , - जैसे डेटा इस श्रेणी में आते हैं ।

Text:- 

A से z तक वर्णमाला के सभी अक्षर एवं उनके प्रयोग से बनने वाले शब्द इस श्रेणी में आते हैं ।

Formula:-

गणित के आधार पर कैलकुलेशन करने के लिए जो भी फॉर्मूले बनाते हैं , उन्हें = चिह्न से शुरू करके लिखते हैं । उदाहरण यदि CI , C2 , C3 , सेल के contents को जोड़ना चाहते हैं तो = C1 + C2 + C3 के रूप में फॉर्मूला लिखते हैं ।

Auto Correction Settings (ऑटो करेक्शन की सेटिंग):-

कुछ ऐसे शब्द होते हैं जिनकी स्पेलिंग बार - बार गलत लिखने का हमारा अभ्यास होता है । उदाहरण के लिए , यदि कोई अपने नाम की स्पेलिंग Rishii लिखता है तो भी हम अपनी आदत के अनुसार बार बार Rishi लिख देते हैं । इस तरह की गलतियों से बचने के लिए हम Excel की Autocorrect सुविधा का लाभ उठा सकते हैं ।
 वह शब्द , जिसकी स्पेलिंग गलत टाइप होने का अंदेशा होता है , से AutoCorrect में सेट कर दिया जाता है और फिर जब भी हम वह शब्द टाइप करते हैं , Excel उसे स्वयं ही ठीक शब्द से बदल देता है । मान लीजिए कि हम Rishii शब्द को Rishi टाइप होने से बचाना चाहते हैं तो इनकी सेटिंग इस प्रकार करेंगे
1. Tools मेन्यू पर Auto Correct विकल्प को चुनें । अब स्क्रीन पर निम्न डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है । तो इनको
2. Replace text as you type के बॉक्स में tick का निशान लगाएँ और उसे उपस्थित करें ।
3. Replace के नीचे वाले बॉक्स में वह शब्द टाइप करें , जो गलत टाइप होने की संभावना है । उदाहरण के लिए , यहाँ हम Rishi टाइप कर सकते हैं । 
4. With के बॉक्स में उस शब्द की सही स्पेलिंग टाइप करें । उदाहरण के लिए , हम Rishii टाइप कर सकते हैं ।
5. Add बटन पर क्लिक करके इस शब्द को dictionary में जोड़ दें । 
6. अब OK बटन दबाएँ । इसके बाद हम जब भी गलत स्पेलिंग टाइप करते हैं , Excel उसे स्वयं ही ठीक कर देता है ।

Cell formatting (सेल की फॉरमैटिंग):-

वर्कशीट में हम भिन्न - भिन्न प्रकार की संख्याएँ इनपुट करते हैं । कुछ संख्याएँ हम दशमलव के आगे निश्चित स्थानों तक रखना चाहते हैं एवं कुछ संख्याएँ हम currency के चिह्न ( जैसे s ) के साथ रखना चाहते हैं । इसी तरह Date , Time , Percentage , Fraction , Scientific आदि फॉरमैट में डेटा रखने के लिए Cell को भिन्न - भिन्न प्रकार से फॉरमैट करते हैं । 
उदाहरण के लिए , यदि किसी सेल में संख्याओं को दशमलव के तीन स्थान तक रखना चाहते हैं तो निम्न प्रकार फॉरमैट करें 
1. उस Cell को सिलेक्ट करें , जिसे फॉरमैट करना है । 
2. Format विकल्प को चुनें । 
3. Format Cells लिस्ट से सेल विकल्प चुनें ।
4. Format Cells की लिस्ट से Number विकल्प पर क्लिक करें ।
5. Decimal Places के आगे वह संख्या टाइप कर दें , जितने स्थान तक हम दशमलव के आगे अंक चाहते हैं । इस उदाहरण में हम 3 टाइप करेंगे । 
6. OK बटन पर क्लिक करें । फॉरमैट के बाद संख्या निम्न प्रकार से दिखाई देगी

Width Change via Format menu (Format मेन्यू द्वारा Width बदलना):-

कोई डेटा , जो इनपुट किया गया है , यदि वह सेल से बड़ा हो तो उस सेल में डेटा के स्थान पर ##### " दिखता है । इस प्रकार उस सेल में उसकी चौड़ाई की सीमा से अधिक बड़ा इनपुट कर सकते हैं । हम किसी cell में डेटा रखने के बाद उसके अनुसार सेल को छोटा बड़ा कर सकते हैं । विधि इस प्रकार है 
1. वह cell , जिसकी चौड़ाई बदलनी है , उसे सिलेक्ट करें । 
2. Format मेन्यू में कॉलम पर क्लिक करें । 
3. कॉलम सब - मेन्यू में Width ... पर क्लिक करें ।
4. Column width में उतनी चौड़ाई टाइप करें जितनी कॉलम में अक्षर रखने के लिए आवश्यक समझते हैं । 
5. अब OK बटन दबाएँ ।

Changing column width by mouse (माउस द्वारा collumn width बदलना):-

कॉलम की चौड़ाई बदलना बहुत ही आसान है । विधि इस प्रकार है 
1. कॉलम हेडिंग के दाईं ओर के मार्जिन को माउस द्वारा point कर लेते हैं । इसके परिणामस्वरूप पॉइंटर दो मुँह वाले तीर की तरह दिखने लगता है । 
2. माउस द्वारा इस तीर रूपी पॉइंटर को जितना कॉलम आगे या पीछे ले जाएँगे column width उतना ही बढ़ या घट जाएगी ।

Inserting Row or Column (Row या Column Insert करना):-

यदि हम वर्कशीट में सभी डेटा इनपुट कर चुके हैं , इसके बाद हमें यह ध्यान आता है कि कोई row या column टाइप होने से छूट गया है , तो उस row या column को बाद में भी उसके वांछित स्थान पर insert कर सकते हैं । Excel में किसी blank row या columm को insert करने की विधि इस प्रकार है-
  • Inserting Row (Row Insert करना):- 
1. उस row के नीचे पॉइंटर रखते हैं जिसके नीचे blank row चाहिए । यदि उदाहरण के लिए , row नंबर 9 के बाद रिक्त स्थान चाहते हैं तो row नंबर 10 पर पॉइंटर रखते हैं । 
2. यदि एक से अधिक row बढ़ाना चाहते हैं , तब नीचे की ओर उतनी row सिलेक्ट कर लेते हैं । 
3. अब उस स्थान पर वांछित blank row आ जाती हैं और नीचे के सभी डेटा उतने - उतने एक - एक स्थान नीचे होते जाते हैं।
  • Insert Column(Column Insert करना):-
जिस प्रकार row insert करते हैं , उसी प्रकार column भी insert कर सकते हैं ।
1. जिस कॉलम से दाहिनी ओर वाला blank कॉलम चाहते हैं , उसके आगे पॉइंटर रखते हैं । उदाहरण के लिए , यदि हम कॉलम D के बाद E पर कॉलम insert करना चाहते हैं तो E पर पॉइंटर रखेंगे । 
2. यदि एक से अधिक column चाहते हैं तो जितने blank कॉलम चाहिए , दाहिनी ओर उतने ही कॉलम सिलेक्ट कर लेते हैं ।
3. Insert मेन्यू पर क्लिक करते हैं ।
4. Column विकल्प पर क्लिक करते हैं । इस तरह blank कॉलम insert हो जाते हैं ।

Copy cell (Cell को कॉपी करना ):-

1. उन cells को सिलेक्ट करते हैं जिन्हें कॉपी करके दूसरे स्थान पर ले जाना चाहते हैं ।
2. ब्लॉक किए गए cell के बॉर्डर पर क्लिक करते हैं , तब माउस का पॉइंटर प्लस (+) से बदलकर तीर ( -- ) का रूप ले लेता है । 
3. उन सभी cells को , जिनके contents हम एक से दूसरे स्थान पर कॉपी करना चाहते हैं , एक कोने से माउस द्वारा पकड़कर सामने वाले कोने तक खींचकर ले जाते हैं तो वे सभी cells सिलेक्ट हो जाते हैं । 
4. एक हाथ से Ctrl key दबाते हैं और दूसरे हाथ से माउस द्वारा सिलेक्ट किए गए cell वाले बॉक्स को खींचकर उस स्थान पर ले जाते हैं , जहाँ cells के contents रखना चाहते हैं । इस तरह cells के contents कॉपी होकर दूसरी जगह भी आ जाते हैं ।

Moving cells (Cell को मूव करना):-

1. उन cells को सिलेक्ट करते हैं , जिन्हें मूव करके दूसरे स्थान पर ले जाना है । 
2. ब्लॉक किए गए cell के बॉर्डर पर क्लिक करते हैं तो माउस का पॉइंटर प्लस ( + ) से बदलकर तीर ( - ) का रूप ले लेता है । 
3 . वे सभी cells जिनके contents एक से दूसरे स्थान पर कॉपी करना चाहते हैं , उनको माउस द्वारा एक कोने से पकड़कर सामने वाले कोने तक ड्रैग करके ले जाते हैं तो वे सभी cells सिलेक्ट हो जाते हैं । 
4. माउस की सहायता से सिलेक्ट किए गए cells के बॉक्स को उस स्थान तक ड्रैग करके ले जाते हैं , जहाँ इन्हें move करना चाहते हैं । इस तरह सिलेक्ट किए गए cell के contents वर्कशीट्स में दूसरे स्थान पर मूव किए जा सकते हैं ।

Workbook और Worksheet के बीच कॉपी (Copy between workbook and worksheet):-

एक वर्कबुक में एक जैसे कार्य करने से संबंधित अनेक वर्कशीट होती हैं । इनके बीच फाइलों को कॉपी करने की विधि निम्न प्रकार है

एक से दूसरी वर्कशीट में कॉपी करना :-

Excel में किसी एक वर्कशीट ntents को यदि दूसरी वर्कशीट में कॉपी करना चाहते हो तो
1. वह range सलेक्ट करे, जिसे copy करना हैं ।
2. चुने गए range वाले बॉक्स  पर click करे।
3. एक हाथ से Ctrl एवं Alt ' की ' दबाएँ और दूसरे हाथ से माउस द्वारा उस बॉक्स को पकड़कर drag करते हुए उस वर्कशीट के टैब पर ले जाकर छोड़ें । अब पहली वर्कशीट की चुनी गई range कॉपी होकर दूसरी वर्कशीट में पहुंच जाएगी ।

एक से दूसरी वर्कबुक में कॉपी:-

जब हम एक वर्कबुक के अंतर्गत किसी वर्कशीट में काम कर रहे होते हैं और उसके contents किसी दूसरी वर्कबुक में रखी वर्कशीट में कॉपी करना चाहते हैं तो निम्न स्टेप लेते हैं -
1. वर्कशीट में वह रेंज सिलेक्ट करें , जिसे दूसरी वर्कबुक में कॉपी करना चाहते हैं । 
2. जो रेंज अभी सिलेक्ट की है , उसके पूरे बॉक्स को क्लिक करें।
3. एक हाथ से Ctrl ' की ' दबाकर रखें और दूसरे हाथ से माउस द्वारा बॉक्स को drag करके उस वर्कशीट पर ले जाकर छोड़ें , जिसमें कॉपी करना है ।

Excel वर्कशीट को कैसे Save करें ?(How to save an Excel worksheet?):-

यदि हम अपनी वर्कशीट को पहले save कर चुके हैं तो Ctrl + S दबाकर पुनः save कर सकते हैं , परंतु यदि वर्कशीट को पहली बार save करने जा रहे हैं तो इसके लिए 
1. File मेन्यू पर क्लिक करें । 
2. Save as विकल्प को चुनें , तब Save as का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।
3. Save in वाले बॉक्स में वह ड्राइव और फोल्डर दिखाया जाता है , जिसमें अभी फाइल save होने के लिए तैयार है । जब किसी दूसरी ड्राइव और फोल्डर में अपनी वर्कशीट save करके रखना चाहें , तब Save in के सामने बॉक्स में उसे सिलेक्ट कर लें । 
4. Tab दबाकर File name वाले बॉक्स में आ जाएँ और फिर अपनी वर्कशीट फाइल के लिए कोई ऐसा उपयुक्त , छोटा सा नाम टाइप कर दें , जिसे याद रख सकें और अनेक फाइलों के बीच अपनी वर्कशीट फाइल को पहचान सकें । 
5. Save as type वाले बॉक्स में Microsoft Excel workbook को ही हाईलाइट रखें । 
6. Save बटन पर माउस द्वारा क्लिक करते हैं । इस तरह वर्कशीट एक फाइल के रूप में डिस्क पर Save हो जाती है , जिससे फाइल को दोबारा कभी भी खोलकर प्रयोग किया जा सकता है । 



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