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ms access क्या है : what is ms access in hindi

 आज हम Access का परिचय करेगे  ms access kya hai (what is ms access in hindi) और उसमें कार्य के बारे मे जानेगे क्या होता है ? Ms Access hindi में  तो चलिए शुरु करते हैं-

Access का परिचय ( introduction of ms access in hindi):-

ms access क्या है । Ms access kya hai



डेटाबेस बनाना (Create database):-

जब हम MS Access hindi को लोड करते हैं तब स्क्रीन पर Microsoft Access का डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है । यदि आप कोई नया डेटाबेस बनाना चाहते हैं तो इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं 

1. Blank Access Database विकल्प पर क्लिक करें । 

2. माउस द्वारा OK बटन पर क्लिक करने पर New Database का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।

3. Save in के आगेवाले बॉक्स में उस ड्राइव और फोल्डर को चुनें , जिसमें नया डेटाबेस रखना चाहते हैं । 

4. File name विकल्प पर डेटाबेस को Save करने के लिए एक फाइल का नाम टाइप करें । 

5. Create पर click करने पर नया डेटाबेस बनकर स्क्रीन पर दिखाई देता है।

 Table बनाना ( ms access hindi me table is use banate hai):-

यदि आप डेटा स्टोर करने के लिए नई Table बनाना चाहते हैं तो इसके लिए 

1. Data Windows की स्क्रीन पर क्लिक करके New पर क्लिक करने पर New Table का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है ।

2. Datasheet View पर क्लिक करें । 

3. OK बटन दबाने पर नई Table इस प्रकार बनकर स्क्रीन पर आ जाती है।

Toolbar का परिचय:-

 स्क्रीन पर वह पट्टी जिसमें भिन्न - भिन्न प्रकार के बटन होते हैं , Toolbar कहलाती है । एमएस एक्सेस में काम करने के लिए Toolbar एक महत्त्वपूर्ण भूमिका निभाता है । टूलबार में प्रत्येक टूल एक विशेष प्रकार के चिह्न के रूप में प्रदर्शित होकर किए जानेवाले कार्यों का संकेत करता है । अपनी आवश्यकतानुसार किसी भी बटन को दबाकर अपना काम बड़ी आसानी से कर सकते हैं । एक ही टूल एक जैसे अनेक कार्य करने की सुविधा प्रदान करता है । उदाहरण के लिए , table datasheet टूल की सहायता से निम्न कार्य बड़ी आसानी से किए जा सकते हैं ।

1. Copy और Paste करना । - 5. ms access (hindi) में Help का प्रयोग करना।

 2. Cut और Paste करना । - 6. डॉक्यूमेंट को Save करना । 

3. Print Preview का प्रयोग करना । - 7. डॉक्यूमेंट को Print करना।

4. भिन्न - भिन्न views में बदलना । इस तरह के सभी काम हम केवल एक बटन दबाकर ही कर सकते हैं ।


Toolbar में Button जोड़ना :-

एमएस एक्सेस को लोड करने पर जो बटन उसकी default ( पूर्व निर्धारित ) सेटिंग के अनुसार दिखाई देते हैं , वे संख्या में बहुत कम होते हैं । ms access in hindi को अपनी आवश्यकतानुसार प्रयोग करने के लिए अपनी पसंद का बटन Toolbar में जोड़ भी सकते हैं । पहले यह देख लेना चाहिए कि जिस toolbar में बटन add करना चाहते हैं , वह highlighted है अथवा नहीं । यदि यह बटन highlighted नहीं है तो पहले उसे highlight करके निम्न स्टेप लें 

1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करने पर स्क्रीन पर कुछ विकल्प दिखाई देते हैं।

2. उपर्युक्त स्क्रीन पर Customize विकल्प पर क्लिक करने पर Customize का डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है ।

3. अब जिस Toolbar को add करना चाहते हैं , उस विकल्प पर डबल क्लिक करने पर उस Toolbar के टूल Toolbar में Add हो जाते हैं । 4. यदि आप कोई नया Toolbar बनाना चाहते हैं तो इसके लिए New विकल्प पर माउस द्वारा क्लिक करते हैं , New  Toolbar डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है ।

5. उपर्युक्त बॉक्स में Toolbar name विकल्प में उस नाम को टाइप करें जिस नाम से नया Toolbar बनाना चाहते हैं , फिर OK बटन पर क्लिक करें । इस प्रकार बनाया गया नया Toolbar Customize बॉक्स में Add हो जाता है । 

6. अब Close बटन पर क्लिक करके इस डायलॉग बॉक्स को बंद कर दें । 

Toolbar से बटन हटाना :-

Toolbar में अनेक बटन एक - दूसरे के बहुत समीप होते हैं । यदि अनावश्यक बटनों को हटा दें तो टूलबार पर बटनों के बीच की दूरी बढ़ जाएगी , जिससे अन्य बटनों को आसानी से सिलेक्ट किया जा सकता है । टूलबार से बटन हटाने की विधि निम्न प्रकार है-

1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करके Customize विकल्प पर क्लिक करें । 

2. अब उस विकल्प पर माउस द्वारा डबल क्लिक करें , जिसके Tool बटन Toolbar से हटाना चाहते हैं । इस प्रकार उस विकल्प से टूल बटन हट जाते हैं । 

3. अब Close बटन दबा दें ।

पहले बनाए गए डेटाबेस को कैसे खोलें ? 

यदि हम  MS Accessएमएस एक्सेस में एक बार database फाइल बना चुके हैं तो उसे कभी भी दोबारा खोलकर प्रयोग कर सकते हैं । इस फाइल को खोलकर जब चाहें , नए रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं और पुराने रिकॉर्ड्स मिटा सकते हैं तथा रिकॉर्ड्स में भिन्न - भिन्न प्रकार के बदलाव ( Editing ) कर सकते हैं । जब कंप्यूटर पर एमएस एक्सेस को लोड करते हैं तो निम्न स्क्रीन दिखाई देती है 

1. उपर्युक्त स्क्रीन पर Opening existing file विकल्प पर क्लिक करें। 

2. उस डेटाबेस फाइल पर क्लिक करें जिसे Open करना चाहते हैं ।

3. OK बटन पर क्लिक करने पर वह डेटाबेस फाइल Open हो जाती है। 4. पहले बनाई गई वह फाइल जिसे खोलना चाहते हैं , उसे क्लिक करें ।

5. OK बटन पर क्लिक करने पर वह फाइल इस प्रकार स्क्रीन पर खुल जाती है।


डेटाबेस Window का प्रयोग :-

एमएस एक्सेस में जब हम नया डेटाबेस create करते हैं अथवा पहले तैयार किया गया डेटाबेस खोलते हैं तो स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है सक्रिय database के लिए डेटाबेस window एक कमांड सेंटर का काम करती है , जो tables , queries , forms और रिपोर्ट्स को प्रयोग करने में सहायता करता है ।

Table Wizard द्वारा टेबल बनाना :-

जब हम Table Wizard द्वारा कोई table बनाना चाहते हैं तो पहले Database Window पर निम्न स्टेप लेते हैं 

1. Tables facbry us forerlebs corbs Create table by using wizard विकल्प पर क्लिक करें । 

2. New विकल्प पर क्लिक करने पर New Table का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है । 

3. Table Wizard को क्लिक करें ।

4. OK बटन पर क्लिक करने पर Table Wizard का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है । अब Access कंप्यूटर में Table Wizard को Launch करने लगता है । 

5. Business या Personal किसी एक Category को चुनें। 6. माउस द्वारा किसी एक Sample table पर क्लिक करें। 

7. जिस फील्ड को प्रयोग करना है , उस पर डबल क्लिक करें। 

8. Next बटन पर क्लिक करें ।

9. अब अपनी Table को एक नया नाम दे दें । 

10. Set a primary key myself पर क्लिक करें । 

11. Next बटन पर क्लिक करें ।

12. यदि इस टेबल को किसी दूसरी टेबल के साथ जोड़ना चाहते हैं तो Relationship बटन पर क्लिक करें । 

13.OK बटन क्लिक करें । 

14. Next बटन दबाने पर एक डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है । 

15. अपनी आवश्यकतानुसार विकल्प चुनें । 

16. Finish बटन पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर नई Table बन जाती है ।


Table Wizard द्वारा Table Create करने की तैयारी पूरी हो जाती है । इसके बाद डेटा enter करना होता है । यह दो प्रकार से करते हैं 

1. Table में डायरेक्ट डेटा enter करके ।

2. Wizard द्वारा बनाए गए फॉरमैट में डेटा enter करके । New Table Table Wizard दोनों विकल्पों के भिन्न - भिन्न महत्त्व हैं । हम जो चाहें वह विकल्प चुन सकते हैं । यदि हम बहुत तेज गति से डेटा enter करना चाहते हैं तो Table Wizard वाली विधि ठीक रहती है । 

3. अब स्क्रीन पर उपस्थित दूसरे विकल्प को क्लिक करें । 

4. Finish बटन पर क्लिक करें ।

 इसके बाद ms access hindi द्वारा निम्न प्रकार की स्क्रीन प्रदर्शित की जाती है । डेटा enter करने का काम शुरू कर सकते हैं।


Design और Datasheet का प्रदर्शन:-

Datasheet View में डेटा को एक grid structure की तरह दिखाया जाता है , यद्यपि Design View में एक समय में स्क्रीन पर एक ही रिकॉर्ड दिखाया जाता है । 
मान लीजिए कि आप एक प्रकार का View बदलकर दूसरी तरह का View स्क्रीन पर प्रदर्शित करना चाहते हैं तो View विकल्प पर क्लिक करें । यह बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देगा 
अब आप जिस डेटाबेस का view बदलना चाहते हैं , माउस द्वारा उस विकल्प पर क्लिक करें । 

डेटाबेस में Move करना :-

 ms access में बनाए गए डेटाबेस में हम बहुत आसानी से एक स्थान से दूसरे स्थान पर मूव कर सकते हैं । डेटाशीट में स्क्रीन के View का कोई प्रभाव नहीं पड़ता । अतः हम चाहे Form View में काम करें या Datasheet View में , मूवमेंट की विधि में कोई अंतर नहीं होता है । डेटाबेस में मूव करने के लिए Record gauge का प्रयोग किया जाता है । अपने कर्सर को Record gauge में ले जाने के लिए की - बोर्ड पर  F5 key का प्रयोग करते हैं । इसके बाद आवश्यकता के अनुसार किसी एक बटन को दबाते हैं । 

1. पहले रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे । 

2. एक रिकॉर्ड पीछे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे । 

3. एक रिकॉर्ड आगे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं ।

4. अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं । बटन द्वारा अंतिम रिकॉर्ड पर पहुँचकर एक blank रिकॉर्ड प्राप्त करते हैं ।


स्क्रोल बार कैसे प्रयोग करें ?(How to use a scroll bar?):-

एमएस एक्सेस में काम करते समय जब हम Datasheet View में होते हैं , तब अपनी Datasheet को दाएं - बाएँ या ऊपर - नीचे खिसकाकर देखने लिए स्क्रोल बार का प्रयोग करते हैं । Horizontal scroll बार द्वारा डेटाशीट को दाएँ या बाएँ खिसकाते हैं और Vertical scroll बार द्वारा ऊपर - नीचे खिसका सकते हैं । 
यदि हम Form View में काम कर रहे हैं तो scrollbar द्वारा current record के वे भाग भी देख सकते हैं , जो स्क्रीन के दाएँ या बाएँ छिपे हुए हैं और दिखाई नहीं दे रहे।

रिकॉर्ड Insert करना :-

डेटाबेस तैयार करने के बाद कई बार कुछ नए रिकॉर्ड्स जोड़ने की आवश्यकता होती है । नए रिकॉर्ड्स को जोड़कर अपने database को up to - date रख सकते हैं । डेटाबेस में रिकॉर्ड्स बढ़ाने की दो विधियाँ हैं 
1. Menu द्वारा insert करना । 
2. Toolbar द्वारा insert करना ।

Menu विधि:-

 Menu विधि द्वारा रिकॉर्ड insert करने के लिए Datasheet या Form view पर उपलब्ध Insert विकल्प को चुनें और फिर उसके मेन्यू को pull down करें । 

मेन्यू में दिखाए गए विकल्पों में से Records विकल्प पर क्लिक करने पर नया रिकॉर्ड insert हो जाता है । यह बात ध्यान देने योग्य है कि जब कोई नया रिकॉर्ड insert करते हैं तो एमएस एक्सेस कर्सर को insert किए गए नए Record पर रख देता है ।

रिकॉर्ड को Delete करना :-

ऐसे रिकॉर्ड्स , जो डेटाबेस में अनावश्यक रूप से स्थान घेर रहे हैं , उन्हें मिटाकर डिस्क पर घिरा स्थान बच जाता है । विधि निम्न प्रकार है 

1. वह रिकॉर्ड , जिसे delete करना चाहते हैं , उसे सिलेक्ट करें।

2. Edit पर क्लिक करें । 

3. स्क्रीन पर दिखाए गए विकल्पों में से Delete विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर एक मैसेज दिखाई देता है , जिसमें एमएस एक्सेस रिकॉर्ड को Delete करने की अनुमति माँगता है । यदि रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और Delete नहीं करना चाहते तो No बटन पर क्लिक करें।  

4. Yes बटन पर क्लिक करने पर वह रिकॉर्ड Delete हो जाता है।

एक साथ अनेक रिकॉईस मिटाना :-

Access ms में तैयार किए गए डेटाबेस में एक साथ अनेक रिकॉर्ड्स Delete भी कर सकते हैं । विधि इस प्रकार है

1. उन सभी रिकॉर्ड्स को एक साथ सिलेक्ट कर लें जिन्हें delete करना चाहते हैं । इसके लिए पहले उस समूह के ऊपरवाले रिकॉर्ड पर पॉइंटर रखें , जिस समूह को delete करना चाहते हैं । 

2. इसके बाद Shift को दबाते हुए उस समूह के अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें । 

3. Edit मेन्यू पर क्लिक करके उसे pull down करें । 

4. Delete विकल्प पर क्लिक करें । रिकॉर्ड के delete होने से पहले Access ms द्वारा चेतावनी दी जाती है।

5. यदि आप रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और यदि Delete नहीं करना चाहते हैं तो No बटन पर क्लिक करें ।

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