आज हम computers in hindi मे features of dbms in hindi - ms access in hindi के बारे में जानकारी देगे क्या होती है तो चलिए शुरु करते हैं-
features of dbms in hindi (ms access):-
1. रिकार्ड्स को व्यवस्थित करने हेतु:-
इसका मुख्य कार्य रिकार्ड्स को Ascending or Descending क्रम में व्यवस्थित करना है । इस कार्य के लिए डाटाबेस सोर्टिंग क्रिया को काम में लिया जाता है । इस क्रिया के लिए Data → Sort विकल्प को सबसे पहले Select करते हैं । इसके बाद मोनीटर पर एक विण्डो दिखाई देती है । इस विण्डो में हमें Sort by , Then by , Then by नाम से तीन विकल्प दिखाई देते हैं । इनकी सहायता से उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकता के अनुसार रिकार्ड्स को Ascending or Descending क्रम में आसानी के साथ व्यवस्थित कर सकता है । इसमें एक ' Option ' button भी होता है । इस बटन पर click करने से sort option नामक दूसरी लघु विण्डो स्क्रीन पर दिखाई देती है । इसका उपयोग करके रिकार्ड्स को दायें - बायें या ऊपर - नीचे sort या उन सभी को उचित तरीके से व्यवस्थित कर सकते हैं ।
2. रिकॉर्ड की खोज करना:-
DBMS की फाइल को एक्सेस में डालकर उसमें संचित भण्डारित किसी भी रिकार्ड्स के सम्बन्ध में आवश्यक जानकारी तुरन्त प्राप्त कर सकते हैं या इसमें किन्हीं रिकार्ड्स की खोज भी आसानी से कर सकते हैं । इसमें स्टोर सभी रिकार्ड एक - एक करके आसानी से देखे जा सकते हैं तथा किसी विशेष रिकार्ड के सम्बन्ध में विस्तृत उप जानकारी भी प्राप्त कर सकते हैं । इसके लिए उपयोगकर्ता को Data → Form मीनू विकल्प में जाना होगा । इस Option के द्वारा स्क्रीन पर एक विण्डो दिखाई देगी जिसकी सहायता से संचित सभी रिकार्ड्स को आसानी से देख सकते हैं ।
3.रिकार्ड को जोड़ना या मिटाना :-
इसमें नये रिकार्ड को जोड़ने के लिए तथा पुराने रिकार्ड को मिटाने के लिए भी अलग से व्यवस्था की गई है । इस क्रिया के लिए Data → Form को select करने के बाद एक विण्डो स्क्रीन पर दिखाई देती है । इसमें आगे New बटन पर click करके नये रिकार्ड जोड़े जा सकते हैं तथा Delete विकल्प पर click करके पुराने रिकार्ड को मिटाया जा सकता है ।
4.डाटा फिल्टरेशन :-
एक्सेस में ' Criteria ' विकल्प का उपयोग करके हम कुछ रिकार्डों को एक समूह के रूप में देख सकते हैं । परन्तु एक्सेस में डाटाबेस डालकर हम रिकार्ड के समूह को और भी अच्छी प्रकार से देख सकते हैं । यदि Data / Filter → Auto Filter Program देगा तो डाटाबेस में एक प्रकार के रिकार्ड्स की सहायता से अपने आप ही क्रमबद्ध रूप में दिखाई देते रहेंगे । इसकी सहायता से Monitor पर हमें वांछित सूचनाएँ भी प्राप्त हो जाती हैं ।
5.सारांशीकरण ( Summarisation ) :-
एक्सेस में डाटाबेस डालने से रिकार्ड्स का सरलता के साथ सारांशीकरण किया जा सकता है । इस कार्य को करने हेतु डाटाबेस में निम्न दो विधियां काम में ली जाती हैं-
( 1 ) Sub - total करना ,
( 2 ) Grouping तथा Outlining करना ।
Data → Subject तथा Data → Group and Outline Menu द्वारा उपयोगकर्ता ( User ) रिकार्ड्स का सारांश प्राप्त कर सकता है । Data → Subject के द्वारा हम Monitor पर Subject विण्डो देख सकते हैं । इस विण्डो में क्षेत्र का नाम , कार्य , प्रयोग आदि सूचनाएँ भी प्राप्त कर सकते हैं । जबकि Data → Group and Outline के द्वारा Monitor पर पूरी सारांश वर्कशीट User के सामने आसानी से आ जाती है ।
6. Pivot - Table ( पाइवट सारणी ) :-
इस प्रणाली का मूल उद्देश्य रिकार्ड्स को व्यवस्थित रूप से इकट्ठा करके उन्हें सुविधा के साथ User को उपलब्ध कराना है । इस काम में Sorting तथा Auto filter विशेष रूप से सहायता करते हैं किन्तु Pivot Table से यह कार्य और भी अधिक आसानी से कर सकते हैं । इसके लिए Data → Pivot Table Report Menu को Select करते हैं तो सम्बन्धित सारणी Monitor पर दिखाई देती है । इस सारणी में आवश्यक निर्देश देकर Pivot फील्ड विण्डो प्राप्त कर सकते हैं और इसके आधार पर ही सभी वांछित सूचनाएँ भी आसानी से प्राप्त कर सकते हैं ।
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