आज हम computer in hindi मे mail merge in microsoft word and how to use mail merge in microsoft word - Ms-word tutorial in hindi के बारे में जानकारी देगे क्या होती है तो चलिए शुरु करते हैं-
mail merge in microsoft word:-
किन्हीं दो फाइलों की सूचना को मिलाकर बनाया गया डॉल्यूमेन्ट मेल मर्ज ( mail merge) कहलाता है । मेल मर्ज के लिए Tools Menu के Mail Merge कमाण्ड का उपयोग किया जाता है । इसका उपयोग उस वक्त होता है जब हमें एक Document अलग - अलग लोगों को भेजना होता है । इसके लिए तीन फाइलें काम में आती हैं-
1. Main Document:-
इस फाइल में Text लिखते हैं जिसे कि सभी letters में एक जैसा लिखा जाता है।
2. Data File:-
इस फाइल में उन व्यक्तियों के नाम व पते लिखे जाते हैं जिनको लेटर भेजा जाना है।
3. Merge Document:-
Main Document व Merge Docurment को मिलाकर जो फाइल तैयार की जाती है वह Merge Document कहलाता है । Mail Merge करने के लिए हम निम्नलिखित क्रिया करते हैं इसके लिए एक नया डॉक्यूमेन्ट बनाकर इसे खुला छोड़ देते हैं , इसे Main Document कहते हैं । इसके बाद Mail Merge कमाण्ड पर क्लिक करते हैं । इससे Mail Merge Helper Dialog Box खुलता है । इसमें पहले स्थान पर Main Document के बारे में बताया जाता है , इसके लिए create बटन पर click करके डाउन मेन्यू ( Down Menu ) में से From Letters ऑप्शन पर क्लिक करते हैं ।
इस प्रक्रिया के द्वारा वह Letter मुख्य डॉक्यूमेन्ट बन जाता है तथा मेल मर्ज हैल्पर dialog box में उसका नाम लिखा नजर आता है । यह प्रक्रिया करने के बाद हम डाटा फाइल बनाते हैं । यह वह फाइल होती है जिससे डाटा लेना होता है । इसके लिए हम मेल मर्ज हैल्पर dialog box में Data Source ऑप्शन के तहत Get Data Button पर click करते हैं । Get Data Button से जो Pull Down Menu निकलता है उसमें कई प्रकार के Option होते हैं । इसमें से एक Create Data Source Option Box होता है । इससे screen पर ' Create Data Source Dialog Box ' उपलब्ध होता है । इसमें कुछ फील्ड नाम दिए होते हैं जिनको Add या Remove किया जा सकता है । इस dialog box में OK पर क्लिक करने से Save As Dialog Box खुल जाता है जिसमें से हम डाटा source को save कर देते हैं । उसे save करने से खुले Dialog Box में Edit Data Source और Edit Main Document बटन होते हैं जिसमें Edit Data Source पर click करके Data भर देते हैं । उसके बाद Screen पर Mail Merge Tool Bar आता है । अब हमें डॉक्यूमेन्ट में जहाँ डाटा फील्ड रखने हैं वहाँ पर कर्सर को ले जाते हैं । अब Insert Merge Fields पर क्लिक करके एक फील्ड चुनते हैं ।
अब Mail Merge हैल्पर Dialog Box से Merge Button पर click करते हैं । इससे खुले मर्ज बॉक्स में मर्ज बटन पर click करते हैं । इससे document के सभी फील्डों में भरा हुआ नाम , पता आदि मर्ज हो जाते हैं । इसे ही Merge Document कहते हैं ।
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